Glossaire

 Archivage électronique. Mode de conservation et d'organisation des archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques.

API REST. Il s’agit d’une interface d’échange de données standardisée, qui est conforme au standard REST (Representational State Transfer). Cette architecture permet aux logiciels de communiquer entre eux sur un réseau ou sur un même appareil. 

Archives définitives. Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

 

 

 

 

Authenticité. Le caractère authentique d’un document se retrouve grâce à la fois à son intégrité, son origine et sa date de création.
(source novarchive)

Agrafage automatique (finition). Un module de finition permet d’agrafer automatiquement des dossiers pouvant contenir généralement jusqu’à 50 feuilles. Certains finisseurs haut de gamme permettent l’agrafage de dossiers contenant jusqu’à 100 feuilles. Attention, dans certains cas la capacité d’agrafage en format A3 diminue de moitié.

BPM (Business Process Management). Système de gestion des processus métier, c'est un ensemble d'outils et méthodes permettant de dématérialiser et optmiser les processus mis en place par une organisation.

BPO (Business Process Outsourcing) : ou externalisation des processus métiers consiste en la délégation de certains processus internes par des prestataires ou fournisseurs spécialisés. Il existe plusieurs modes de BPO : Externalisation onshore : c’est le cas lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire situé dans le même pays. Externalisation nearshore : on parle d’externalisation nearshore lorsque l’entreprise et le prestataire sont situés dans des pays limitrophes ou voisins. Externalisation offshore : dans le cas d’une externalisation offshore, l’entreprise et le prestataire sont situés dans des pays éloignés géographiquement et/ou culturellement.

Bypass. Également appelé plateau d’alimentation auxiliaire, le bypass est le bac papier situé latéralement sur les photocopieurs et multifonctions A3. C’est généralement dans le bypass que l’on positionne les transparents, enveloppes, planches d’étiquettes et autres supports spéciaux. C’est également la source d’alimentation papier qui est utilisée pour les feuilles de très petit et très grand format : inférieur au A5 ou supérieur au A3.

Chorus Pro.  Est la plateforme de l’administration publique pour la réception des factures fournisseurs par voie dématérialisée. Depuis janvier 2020, toutes les entreprises françaises, sont dans l’obligation d’émettre des factures dématérialisée via Chorus Pro dans le cadre des marchés publics.

Clearance : Le modèle de Clearance permet à l’Administration Fiscale de suivre les transactions en temps réel et sécurise la collecte de la TVA grâce au CTC (Continuous Transaction Control).

Client sur MFP. Un module du logiciel est exécuté sur l'équipement MFP ou est présenté sur l'écran du MFP.

Contrat de maintenance. Le contrat de maintenance sur un photocopieur ou une imprimante est un contrat de fourniture de service et de consommable qui comprend :

• l’entretien sur site
• les consommables nécessaires au fonctionnement de la solution d’impression (toner, photorécepteurs, four) à l’exception du papier
• dans certains cas, les agrafes

Cycle de vie. Ensemble des étapes que franchit un document et qui vont de sa création en passant par son enregistrement, son transfert, sa consultation, son traitement et sa transmission, jusqu'à sa conservation ou sa destruction

Cases utilisateur. Également appelées boîtes aux lettres ou mailboxes, les cases utilisateur permettent sur un module de finition de dédier à chaque groupe de travail une sortie papier spécifique. Certains constructeurs ont opté pour une stratégie de boîtes aux lettres virtuelles, qui consistent à créer un dossier par utilisateur sur le disque dur du photocopieur.

Chargeur à numérisation simultanée. Dispositif d’alimentation automatique des originaux dans lequel il existe deux têtes de lecture, permettant de lire en un seul passage le recto et le verso d’un document. Généralement plus rapide, cette technologie présente aussi l’avantage de limiter les risques d’incidents papier au niveau du chargeur de documents. 

Chargeur à retournement. Dispositif d’alimentation automatique des originaux dans lequel les feuilles sont retournées pour numériser tour à tour le recto et le verso des documents. Cette technologie présente l’avantage d’être plus économique à construire mais n’est généralement pas aussi rapide qu’un chargeur à numérisation simultanée. 

Chargeur automatique de documents. Dispositif d’alimentation automatique des originaux sur un copieur ou une imprimante multifonction. La capacité peut aller de 30 feuilles sur les modèles entrée de gamme à plus de 100 feuilles sur des modèles haut de gamme. 

Consommables. Ensemble des pièces de consommation courante sur une imprimante ou sur un photocopieur. Ceux-ci peuvent être remplaçables selon les cas par l’utilisateur ou par un technicien. Voir aussi les définitions de Toner, Module photorécepteur et Four.

Consommation électrique typique. Abrégée en TEC pour « Typical electricity consumption », cette formule désigne la consommation électrique typique pour un système d’impression pendant une semaine d’utilisation, incluant des phases d’impression, des phases de veille et des phases de préchauffage. 

DGFiP : La direction générale des finances publiques est, dans les grandes lignes, la direction de l’administration publique centrale française dépendant du ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance. Cette instruction administrative est notamment connue sous le nom de ‘Bercy’ du fait de son implantation centrale en plein cœur de ce quartier. Concernant la facturation électronique, la DGFiP est l’interlocuteur de référence. D’ailleurs, c’est elle qui a annoncé la transition électronique actuellement en cours.

Durée de conservation. Est une durée légale imposée, au terme de laquelle les documents peuvent être détruits.

DPI. Abréviation de « dots per inch » soit « points par pouce ». Nombre de points dans un pouce (2,54 cm) indiquant la définition d’un scanner, d’une imprimante. Plus ce nombre est élevé, meilleure est la qualité. La résolution standard en impression est de 600 dpi.       

Der Blaue Engel. « L’ange bleu » est l’un des plus anciens éco-labels, créé en Allemagne en 1978. Ce label est attribué, dans le domaine des solutions d’impression, aux matériels qui :

• réduisent l'impact des polluants sur la qualité de l'air intérieur,
• offrent une faible consommation d'énergie dans les phases de ralenti,
• enregistrent un niveau sonore quasi inaudible,
• proposent l’utilisation de papier recyclé, disposent d’une unité recto/verso.

Disque dur. Certaines imprimantes et une majorité de photocopieurs ou multifonctions à partir de 30 ppm disposent en option ou en standard d’un disque dur. Ce disque dur, qui n’a pas d’influence sur les temps de traitement des fichiers, permet par contre de stocker des documents sur le serveur de document lorsque celui-ci existe. Il sert également au stockage temporaire des fichiers dont l’impression s’est faite en impression protégée ou en impression échantillon. 

E-invoicing : Le e-invoicing ou encore e-facturation correspond à la digitalisation des factures émises ou reçues au sein d’une entreprise. Il intègre toutes les données des factures qui sont transmises au client et dont une partie est transmise à l’Administration Fiscale. 

E-reporting : Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée, etc.) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique – e-invoicing.

EFI ( Echange de Formulaire Informatisé ) : Mode de transmission électronique des déclarations fiscales à l’administration fiscale, aux organismes sociaux, et aux tiers. Lorsque vous déclarez vous-mêmes votre TVA ou votre IS sur le portail impôts.gouv.fr, vous télétransmettez au format EFI.

EN16931 : La norme EN16931 publiée le 28 juin 2017 définit un modèle de données sémantiques pour une facture principale.

ETR (État de rapprochement bancaire) : Etat permettant de rapprocher à une même date, soit à chaque fin de mois, soit à la date de clôture comptable, le solde bancaire mentionné sur votre relevé bancaire et celui figurant en comptabilité.

Electronic Product Environmental Assessment Tool (EPEAT) est un écolabel créé en 2006, permettant au consommateur d'évaluer l'effet d'un produit informatique sur l'environnement. Il distingue les produits certifiés en trois catégories (Gold - Silver - Bronze) répondant à différents critères, comme la réduction ou l'élimination des substances dangereuses, le choix de composants respectant l’environnement, la prise en compte de la fin de vie du matériel dès la conception, la durabilité du matériel, procédure de recyclage, le type d'emballage, etc ...

 

Extranet. Réseau intranet rendu accessible à des utilisateurs extérieurs, par exemple des clients ou des fournisseurs.

Écolabels. Les performances environnementales sont un critère de choix de plus en plus prépondérant pour les achats publics.

Écran LCD + boutons (Interface). Moins onéreuses à fabriquer, les interfaces constituées d’un écran LCD et de boutons sont surtout utilisées sur les multifonctions d’entrée de gamme et les imprimantes. Si elles peuvent suffire pour des travaux d’impression ou de copie basiques, elles montrent vite leur limite dès qu’il faut paramétrer deux ou trois réglages. 

Écran tactile (Interface). L’écran tactile est le système qui est adopté par l’écrasante majorité des constructeurs de photocopieurs et de solutions d’impression multifonctions. En fonction de la conception de l’ergonomie, certains constructeurs privilégient la rapidité d’accès aux fonctions tandis que d’autres préfèrent des sous-menus distincts pour chacune des fonctions de base (choix du papier, choix du mode recto-verso, choix de la finition, etc.) 

Encre solide. Procédé d’impression inventé par Tektronix en 1991 et racheté par Xerox en 2000. Les imprimantes à encre solide utilisent des bâtonnets de cire non toxique. Cette encre se liquéfie et est projetée sur un cylindre d’impression, avant d’être déposée sur le papier. 

Energy Star. Initié aux Etats-Unis en 1992, Energy Star est un label international qui vise à certifier le respect des normes environnementales sur un certain nombre de produits. Depuis 2001, l’Union Européenne s’investit également dans cette démarche de limitation de la consommation électrique, notamment vis-à-vis des solutions d’impression qui font partie des appareils les plus énergivores.           

Ethernet 10/100/1000. Également appelé Gigabit Ethernet, l’Ethernet 10/100/1000 désigne la dernière version du standard Ethernet qui permet d’atteindre des taux de transfert de données de 1 Gigabit/seconde (ou 1000 mégabits/s). Ethernet est un protocole de réseau local initialement conçu par Xerox, DEC et Intel.

Facture électronique : Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises.

Facture-X. Il s'agit d'un nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

Fax Internet. Système de télécopie où l’image numérisée transite par le réseau Internet au lieu de transiter par le réseau téléphonique classique. Pour que cela fonctionne, il faut que les deux appareils (émetteur et récepteur) soient compatibles Fax Internet. Les avantages ? Le coût de communication gratuit et l’absence de nécessité de disposer d’une ligne de fax dédiée. 

Fax. La fonction fax ou télécopieur permet sur un multifonction de numériser puis d’envoyer par le réseau téléphonique une image qui va s’imprimer sur un terminal distant. Les multifonctions les plus récents permettent d’envoyer des fax directement depuis le PC, voire de transmettre les fax reçus vers une adresse de courrier électronique. 

File d’attente. Écran permettant d’afficher sur une imprimante ou un multifonction la liste des travaux en cours, en attente de traitement ou terminés. Cette fonctionnalité permet d’annuler un travail lancé par erreur ou encore de visualiser si un fax a bien été envoyé. 

Finition automatique. Les photocopieurs et certaines imprimantes peuvent bénéficier de l’adjonction d’un finisseur automatique, également appelé module de finition. Un module de finition bureautique permet d’agrafer automatiquement des dossiers, mais aussi dans certains cas d’effectuer de la perforation automatique des feuilles ou de la création de livrets pliés avec piqûre à cheval. 

Fonction carte d’identité. Fonction existant sur certains photocopieurs permettant de copier les deux faces d’un petit document sur le recto d’une feuille A4. Cette fonction permet d’économiser des coûts copies (un seul coût page pour copier les deux faces) et produit des documents plus faciles à consulter. 

Formats papier. En Europe, les formats papier les plus utilisés sont le A4 (21 x 29,7 cm) et le A3 (29,7 x 42 cm). Ils existent d’autres formats qui sont notamment utilisés pour imprimer du A3 pleine page :

• A3+ : correspond au format 12 x 18 pouces américain, soit 305 x 457 mm.
• Formats papier : A3++ : 311 x 457 mm
• Formats papier : SRA3 : 320 x 450 mm

Four (consommable). Dans un procédé d’impression laser, le four applique de la chaleur et de la pression sur le papier afin de fixer le toner sur le support.       

GED Gestion électronique de documents. est un procédé qui permet d’acquérir, de classer (via une indexation de contenu et de métadonnées), de stocker, et d’archiver des documents dématérialisés. Le processus vise également à développer l’échange, le partage et la diffusion de ces données au sein d’une organisation sous forme collaborative

GDI (langage d’impression). Compatible uniquement avec les ordinateurs fonctionnant sous Windows, l’impression GDI utilise les ressources de l’ordinateur pour traiter les commandes d’impression. L’avantage de cette technologie est son coût très réduit : l’imprimante n’a pas besoin d’être équipée de mémoire et de processeur. L’inconvénient est que les données transitant entre le PC et l’imprimante sont importantes, ce qui peut surcharger le réseau. D’autre part, le GDI n’est quasiment pas compatible avec les environnements en clients légers (TSE, Citrix). Il est donc à déconseiller pour un usage en entreprise, sauf pour des impressions bureautiques basiques sur des imprimantes connectées en USB. 

Grammage papier. Unité de mesure du poids du papier, exprimée en gramme par mètre carré. Quelques exemples de grammages : impression - écriture : 80-90 g/m2, couverture de dossier : 160 g/m2, cartes de visite : 300 g/m2.       

Horodatage. Technique permettant d’associer à un document une date certaine en référence à un système de temps donné et reconnu. C’est une condition indispensable pour certifier l’existence d’un document, en assurer la conformité et la non-modification.

ITIL : est l’acronyme anglais pour Information Techonology Infrastrucutre Library qui peut se traduire par Bibliothèque pour l’infrastructure des technologies de l’information. ITIL est un ensemble d’ouvrages visant à standardiser et à normaliser les pratiques informatiques au niveau international.

Intégrité. Caractéristique d’une données qui n’a subi aucune destruction, modification ou altération intentionnelle ou accidentelle.

IPM. Abréviation de « Images par minute ». Désigne la vitesse d’un scanner, exprimée en nombre de pages de format A4 qu’il peut numériser en une minute.

IPv6. IPv6 (Internet Protocol version 6) est un protocole réseau destiné à remplacer le protocole IPv4, dont les adresses sont aujourd’hui épuisées. Lors de l’achat d’un photocopieur connecté ou d’une imprimante réseau, notamment en occasion, vérifier sa compatibilité avec ce protocole permet de s’assurer qu’il pourra être utilisé même lorsque le protocole IPv4 sera officiellement abandonné, ce qui devrait arriver d’ici quelques mois ou quelques années.       

Impression épreuve ou échantillon. Dans ce type d’impression, un seul exemplaire sort de la machine afin de pouvoir vérifier que les paramétrages sélectionnés sont corrects. Il est alors possible de valider le résultat pour lancer les exemplaires suivants.

Impression bannière. Sur certaines imprimantes et photocopieurs multifonctions, l’impression bannière désigne la possibilité d’imprimer des feuilles pouvant aller jusqu’à 1,2 mètres de long. 

Impression depuis clé USB. Certaines imprimantes et photocopieuses multifonctions disposent d’un port hôte USB. Ce port permet d’imprimer depuis des clés USB des images JPG ou des fichiers PDF, à la condition toutefois que l’imprimante soit compatible PostScript. 

Impression sécurisée ou protégée. Également appelée impression confidentielle, ce type d’impression permet d’entrer un code dans le pilote au moment de l’édition. L’impression ne sort de l’équipement partagé (photocopieur multifonction, imprimante réseau) que lorsque le code est saisi. 

Interface. L’interface est un élément essentiel d’un système d’impression, notamment sur un copieur connecté. Elle peut déterminer en effet la productivité des utilisateurs, en simplifiant ou au contraire en complexifiant l’usage des fonctions les plus utiles. 

JPEG ou JPG. Format d’image utilisé en photographie numérique et pour la numérisation d’images à retoucher en couleur. 

Kit SDK (Software Development Kit). Il s’agit d’un ensemble d’outils d’aide à la programmation utilisés par les développeurs afin de créer des applications pour des plates-formes spécifiques.

L’interopérabilité. Est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d'accès ou de mise en œuvre.
(source  AFUL Association francophone des utilisateurs de logiciels libres,.

Le B2B : Le B2B ou « Business To Business » caractérise le commerce d’une entreprise destiné à d’autres entreprises.

Le B2C : Le B2C ou « Business To Consumer » caractérise le commerce d’une entreprise vers les particuliers.

Le B2G : Le B2G ou « Business To Government » caractérise le commerce aux organisations gouvernementales et aux administrations.

LED. Abréviation de « Light Emitting Diode ». Une imprimante ou un multifonction LED utilisent en lieu et place du faisceau laser une rampe de diodes électroluminescentes pour constituer l’image sur le module photorécepteur. Cette technologie offre l’avantage de permettre de bénéficier de machines plus compactes et moins énergivores que leurs équivalents laser, pour une qualité aujourd’hui équivalente. 

Langage d’impression. Le langage de description de page est le langage standard que l'ordinateur utilise pour communiquer avec l'imprimante, et qui décrit l’apparence d’une page imprimée. Il existe de nombreux langages d’impression. Voir aussi les définitions de GDI et PCL.

Laser. Technologie la plus répandue parmi les imprimantes bureautiques et les photocopieurs multifonctions, l’impression laser permet une reproduction en haute qualité des textes et des graphiques. Les imprimantes laser utilisent un procédé d’impression xérographique. 

Livret (finition). Un module de création de livrets permet de plier automatiquement des feuilles A3 ou A4 pour obtenir des livrets agrafés au format A4 ou A5.       

Métadonnées. Données structurées ou semi -structurées pour nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire.

Mémoire vive. Également appelée RAM (Random Access Memory), la mémoire vive est la mémoire dans laquelle sont stockée les données lors de leur traitement. La quantité de mémoire vive présente sur une imprimante ou un copieur multifonction est un élément déterminant pour la rapidité de traitement des fichiers d’impression. 

Magasin grande capacité. Magasin papier bénéficiant d’une capacité supérieure ou égale à 1 000 feuilles. Sur des solutions d’impression destinées à un environnement bureautique, ces magasins sont généralement limités au format A4. 

Magasins papier. Également appelés cassettes ou bacs d’alimentation, les magasins papier permettent de positionner les supports sur lesquels s’effectuent les impressions ou les copies. Trois critères peuvent les caractériser :

• leur capacité. Certains bacs n’acceptent que 200 ou 300 feuilles, ce qui oblige à diviser en deux la ramette avant de la charger dans l’imprimante, la photocopieuse ou le multifonction. Pas très pratique. D’autres au contraire acceptent plusieurs ramettes d’un seul coup, ce qui limite les temps d’indisponibilité de la machine en accroissant son autonomie papier.
• les formats acceptés. Si tous les bacs acceptent du papier A4 standard, la possibilité de charger des papiers de grand format (A3, voire A3+ ou SRA3) ou au contraire des papiers de petit format (A5, voire A6) peut être réservée à certains bacs : le bypass ou bien certains magasins frontaux.
• les grammages acceptés. Généralement, le bypass est le magasin papier qui permet d’imprimer sur les plus gros grammages. Mais sur de nombreux copieurs multifonctions, il est désormais possible de mettre du papier épais dans les magasins frontaux. L’intérêt est de pouvoir bénéficier d’une autonomie plus importante.

Module photorécepteur (consommable). Également appelé tambour, le module photorécepteur est le cœur du système d'impression par électrophotographie. Il est généralement composé d'un cylindre en aluminium recouvert d'une couche en semi-conducteur photosensible ainsi que diverse couches de protection. Ce cylindre est chargé électriquement. Le toner — encre en poudre ultrafine — vient se coller, aux endroits déchargé par le faisceau laser (ou toute autre sources de lumière). 

Norme OAIS. (Open Archival Information System) ou Modèle de référence pour un système d'archivage. Il permet de décrire les responsabilités, les fonctions et les rapports avec le un système d’archivage électronique pour assurer la pérennisation de l’information numérique et sa conservation à  long terme.

Nouvel annuaire : C’est un fichier centralisé et géré par l’administration fiscale. Les entreprises y seront identifiées par identifiant unique pour simplifier les échanges. L’annuaire permettra d’accéder à des informations spécifiques telles que la plateforme utilisée ou d’autres informations utiles à la traçabilité et à l’envoi des factures.

Numérisation réseau. Procédé de numérisation qui permet d’enregistrer le fichier électronique généré par le scan dans un répertoire ou dossier situé sur le réseau informatique. Deux protocoles sont principalement utilisés : le protocole FTP, qui permet comme son nom l’indique de scanner vers un serveur FTP, ou bien le scan SMB, principalement utilisé dans les réseaux Windows. 

Numérisation vers clé USB. Fonction qui permet de numériser directement des fichiers vers une clé branchée sur le port hôte USB.

Numérisation vers courrier électronique. Appelée aussi scan vers email, la numérisation vers courrier électronique consiste à envoyer directement depuis le multifonction un mél avec en pièce jointe le document papier numérisé. 

Numérisation. Appelée aussi scan, cette fonction permet de transformer un document papier en document électronique, à des fins de partage, d’archivage ou d’impression future. 

OCR (Optical Character Recognition). est une technologie permettant aux utilisateurs d’extraire du texte d’images ou de documents numérisés et de transformer ce texte en fichier bureautique.

Orientation paysage. Orientation horizontale du papier : le texte est parallèle au bord long de la feuille. 

Orientation portrait. Orientation verticale du papier : le texte est parallèle au bord court de la feuille.              

Plateforme de dématérialisation : Une plateforme de dématérialisation est une plateforme qui aura pour mission d’émettre une facture à un client ou de permettre de recevoir la facture d’un fournisseur. Elle permettra également de tenir un annuaire des entreprises françaises mis à jour régulièrement et facilement.

PCL. Printer Command Language est un langage de description de pages développé par Hewlett-Packard, et qui est devenu un standard de l'industrie. Il est conseillé dans un environnement bureautique.

PDF. Format de fichier développé par Adobe et devenu aujourd’hui un standard de fait dans l’échange et l’archivage des fichiers, très utilisé notamment pour la numérisation. L’avantage du PDF est de permettre une conservation de la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques, etc.) telle qu'elle a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour imprimer ou visualiser le dit fichier. 

PDF. Format de fichier développé par Adobe et devenu aujourd’hui un standard de fait dans l’échange et l’archivage des fichiers, très utilisé notamment pour la numérisation. L’avantage du PDF est de permettre une conservation de la mise en forme (polices d'écritures, images, objets graphiques, etc.) telle qu'elle a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l'application et la plate-forme utilisées pour imprimer ou visualiser le dit fichier. 

PPM. Abréviation de pages par minute. Désigne la vitesse d’une solution d’impression, exprimée en nombre de pages de format A4 qu’elle peut imprimer en une minute. 

Perforation (finition). Fonctionnalité disponible sur certains modules de finition qui permet de perforer automatiquement les feuilles, en deux et/ou quatre trous. Sur certains finisseurs, il est possible de choisir au moment de l’impression entre une perforation deux ou quatre trous tandis que sur d’autres, c’est au moment de l’acquisition de l’option que le choix du type de perforation s’effectue. 

Pilote d’imprimante. Également appelé driver, le pilote est un logiciel permettant de commander les fonctions d’une solution d’impression. C’est grâce au pilote que l’on sélectionne les magasins papier, la fonction recto-verso, l’impression noir et blanc ou couleur, la finition automatique, etc. 

PostScript (langage d’impression). Langage d’impression développé par Adobe. Indispensable pour imprimer en environnement Mac, le langage PostScript est aussi utilisé pour imprimer depuis les logiciels Adobe (InDesign, Illustrator, etc. ) et dans les environnements de Publication Assistée par Ordinateur. 

Processeur. Comme sur un ordinateur, le processeur d’un RIP est chargé d’effectuer les calculs. Plus il est puissant, plus les temps de traitement des fichiers d’impression sont rapides.       

RGPD ( Règlement général sur la protection des données). C'est réglement qui a été adopté par le Parlement européen en 2016 et est entré en vigueur en 2018. Il érige un cadre légal de la protection des données à caractère personnel pour l’Europe.

Rapprochement bancaire : est le contrôle permettant d'identifier les écarts entre le solde bancaire mentionné sur le relevé bancaire et le solde comptable du compte bancaire. Un état de rapprochement bancaire (ERB) est généré à l'issu du contrôle.

Refus de facture : Le refus de facture est à distinguer du rejet. Dans le cas du refus, la facture est bien émise est transmise à son destinataire mais celui-ci la refuse car il n’est pas d’accord pour la payer.

Rejet de facture : Un rejet de facture peut avoir lieu lorsque la facture qui est émise et transmise sur une plateforme de dématérialisation ne contient pas l’ensemble des informations obligatoires attendues.

Résolution d’impression. Fait référence à la finesse d’impression d’un périphérique, exprimée en points par pouce (abrégé en ppp ou dpi en anglais). Plus grande sera la résolution, meilleure sera la qualité de sortie. Les imprimantes laser ont le plus souvent une résolution standard de 600 dpi mais certains modèles arts graphiques peuvent imprimer jusqu’à 2 400 dpi. Attention néanmoins à ne pas tenir compte de la résolution interpolée, qui ne correspond le plus souvent qu’à une augmentation artificielle (par logiciel) de la résolution – ce qui n’a que peu d’effet sur la qualité d’impression.

RIP. Acronyme de Raster Image Processor, ou processeur d’images tramées. Sur une imprimante ou sur un photocopieur multifonction, le processeur d’images tramées est chargé de traduire en données exploitables par l’imprimante les données envoyées par le pilote d’impression.       

SAE (Système d’archivage électronique). Est un système qui garantit la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve en cas de besoin.

Schéma Y : est un processus d’émission et de transmission électronique (e-facturation, e-reporting) impliquant plusieurs acteurs : Depuis l’Entreprise émettrice, en passant par le PPF ou la PDP , vers l’Entreprise destinatrice (b2b) ou l’administration fiscale (b2g).

Signature numérique. la signature électronique est un « Procédé d'identification du signataire d'un document électronique, basé sur l'utilisation d'un algorithme de chiffrement, qui permet de vérifier l'intégrité du document et d'en assurer la non-répudiation ».  (selon Selon le Conseil international des archives)

Serveur de documents. Fonction d’un système d’impression ou d’un copieur multifonction permettant de stocker sur la machine des documents pour réimpression future.       

Traçabilité. désigne la capacité d'un système de pouvoir exposer l'historique des opérations et des traitements sur un document durant tout son cycle de vie.

Trusted Platform Module (TPM). est une puce matérerielle permettant de chiffrer les informations confidentielles de l'équipement dans des zones de stockage dédiées fournies sur la puce. Ces zones ne sont pas accessibles depuis des périphériques externes; par conséquent, les informations confidentielles peuvent être stockées en toute sécurité

TIFF. Format d’image utilisé notamment en numérisation. Son usage a néanmoins tendance à reculer face au format PDF. 

TPM. Format d’image utilisé notamment en numérisation. Son usage a néanmoins tendance à reculer face au format PDF. 

Toner (consommable). Encre en poudre utilisée en xérographie (impression laser ou LED). Dans une imprimante ou un multifonction couleur, quatre couleurs différentes sont utilisées : le cyan, le magenta, le jaune et le noir. 

Travail fusionné. Également appelé assemblage de jobs, cette fonction permet en copie et/ou en impression d’appliquer des paramètres différents à plusieurs segments d’un document. Par exemple, certaines pages peuvent être imprimées sur un papier de couleur (fonction appelée mix-media), ou bien en recto alors que le document est imprimé en recto-verso (fonction appelée mixplex).       

Versioning. Une méthode automatique de gestion de versions d'un contenu. Cela permet par exemple de sauvegarder les versions antérieures des documents, fichiers et données, ainsi qu’afficher l’historique des modifications et donner la possibilité de revenir à des versions précédentes en cas de besoin.

Web services. est un protocole entre applications et logiciels qui permet la communication et les échanges des données entre des systèmes hétérogènes.

Workflow. (flux de travaux) est une suite d'opération ou d'étape effectuées ou à effectuer, par une personne ou groupe de personnes sur un document dans le cadre de la dématérilisation et l'automsatisation d'un processus métier.

XML (Extensible Mark-up Language). Norme d’échange et langage de description des pages web destiné à structurer l’information. Toutefois, l’une des particularités du XML est qu’il est « extensible » : les auteurs d’une page web peuvent créer leur propre métadonnées.

non-répudiation est le fait de s'assurer qu'un contrat, notamment un contrat signé en ligne, ne peut être remis en cause par l'une des parties, donc c'est la possibilité de vérifier que l'envoyeur et le destinataire sont bien les parties qui disent avoir respectivement envoyé ou reçu le message. Autrement dit, la non-répudiation de l'origine prouve que les données ont été envoyées, et la non-répudiation de l'arrivée prouve qu'elles ont été reçues.